Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest ESTATE AUDIT Magdalena Krajniak. W sprawach dotyczących prywatności napisz na kontakt@estateaudit.pl.

1. Zakres polityki

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu estateaudit.pl, kontaktem przez formularz, e-mail lub telefon, zapytaniami ofertowymi, przygotowaniem i realizacją usług, zakupem treści cyfrowych oraz bieżącą korespondencją biznesową. Dalej serwis internetowy jest określany jako „Serwis”.

Jeżeli w ramach realizacji audytu Administrator otrzymuje od klienta dane osobowe innych osób i przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, zasady takiego przetwarzania określa właściwa umowa. Gdy jest to wymagane, obejmuje ona również powierzenie przetwarzania danych. Niniejsza polityka nie zastępuje tych ustaleń.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Magdalena Krajniak, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ESTATE AUDIT Magdalena Krajniak, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres: ul. Wybrzeże Juliusza Słowackiego 12-14/11, 50-411 Wrocław, NIP 6112458724, REGON 020947178. Dalej Administrator jest określany jako „ESTATE AUDIT”.

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@estateaudit.pl.

3. Jakie dane zbieramy i skąd je otrzymujemy

• Dane identyfikacyjne i zawodowe, w tym imię, nazwisko, stanowisko, nazwa organizacji lub wspólnoty oraz informacje o umocowaniu do działania.
• Dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny.
• Treść komunikacji, w tym zapytania, wiadomości, ustalenia, załączniki i dane potrzebne do przygotowania oferty albo realizacji usługi.
• Dane umowne, rozliczeniowe i dotyczące zamówienia, w tym adres rozliczeniowy, dane do faktury, numer i status zamówienia, wybrana metoda płatności, informacja o wykonaniu płatności, złożone oświadczenia oraz informacje o udostępnieniu i pobraniu treści cyfrowej.
• Dane techniczne, w tym adres IP, data i czas połączenia, żądany adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane o błędach oraz identyfikatory cookies, jeżeli są stosowane.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od podmiotu, który reprezentuje, od klienta lub kontrahenta uprawnionego do ich przekazania. W przypadku kontaktów biznesowych dane mogą pochodzić również z publicznie dostępnych źródeł, takich jak KRS, CEIDG, BIP, strony internetowe organizacji i inne jawne rejestry.

Nie przesyłaj przez zwykły formularz kontaktowy ani w pierwszej wiadomości pełnej dokumentacji nieruchomości, danych szczególnych kategorii ani zbędnych danych osób trzecich. Bezpieczny sposób przekazania materiałów ustalimy po kontakcie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Działanie i bezpieczeństwo Serwisu

Dane techniczne i logi serwera przetwarzamy, aby udostępniać Serwis, diagnozować błędy, przeciwdziałać nadużyciom i chronić systemy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bezpiecznego i sprawnego Serwisu.

Kontakt, zapytania i przygotowanie oferty

Gdy kontaktujesz się w sprawie usługi, dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, wyjaśnienia potrzeb, przygotowania oferty i podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli kontakt nie zmierza do zawarcia umowy z osobą, której dane dotyczą, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i relacji biznesowych.

Zawarcie i wykonanie umowy

Jeżeli zawieramy umowę bezpośrednio z osobą fizyczną, jej dane wykorzystujemy w zakresie potrzebnym do zawarcia i wykonania umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osób reprezentujących klienta, takich jak członkowie zarządu, pełnomocnicy, pracownicy lub osoby kontaktowe, wykorzystujemy wyłącznie w celu prowadzenia współpracy i realizacji umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Sprzedaż i dostarczenie e-booków

Dane podane podczas zakupu wykorzystujemy do przyjęcia zamówienia, obsługi płatności, wysłania potwierdzenia i udostępnienia e-booka. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane potrzebne do wystawienia i przechowywania dokumentów księgowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zakup e-booka jest możliwy bez zakładania konta. Dane potrzebne do autoryzacji płatności, takie jak pełny numer karty, są przekazywane bezpośrednio operatorowi płatności i nie są udostępniane ESTATE AUDIT.

Obowiązki prawne i rozliczenia

Dane zawarte w dokumentach księgowych, podatkowych i rozliczeniowych przetwarzamy w celu wykonania obowiązków wynikających z prawa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Roszczenia, archiwizacja i wykazanie zgodności

Możemy przechowywać dane w zakresie potrzebnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykazania przebiegu ustaleń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i zapewnieniu rozliczalności.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych w formularzu, wiadomości e-mail lub rozmowie jest dobrowolne. Brak danych niezbędnych do kontaktu może jednak uniemożliwić odpowiedź. Podanie danych wymaganych do zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia albo wystawienia dokumentu księgowego jest warunkiem realizacji tych czynności.

Podczas korzystania z Serwisu część danych technicznych jest przekazywana automatycznie przez przeglądarkę i infrastrukturę sieciową. Serwis wykorzystuje wyłącznie cookies niezbędne do działania, bezpieczeństwa oraz obsługi funkcji żądanych przez użytkownika. Cookies inne niż niezbędne mogą zostać uruchomione dopiero po przekazaniu wymaganych informacji i uzyskaniu ważnej zgody.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym kategoriom odbiorców:

• Osobom upoważnionym przez Administratora, współpracownikom i ekspertom zaangażowanym w przygotowanie oferty albo realizację usługi.
• Dostawcom domeny, hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania Serwisu, cyberbezpieczeństwa, kopii zapasowych i wsparcia IT.
• Dostawcom narzędzi biurowych, komunikacyjnych, systemów sprzedażowych i bezpiecznej wymiany plików, jeżeli dane są przetwarzane w tych narzędziach.
• Biuru księgowemu, doradcom podatkowym, prawnym, ubezpieczycielom i innym profesjonalnym doradcom.
• Operatorowi płatności, bankom i dostawcom obsługującym zamówienia, jeżeli jest to konieczne do rozliczenia i dostarczenia treści cyfrowej.
• Organom publicznym, sądom i innym podmiotom uprawnionym, gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umów i otrzymują tylko taki zakres danych, jaki jest konieczny do wykonania powierzonych zadań.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dążymy do korzystania z dostawców przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli użycie konkretnego narzędzia będzie wiązało się z przekazaniem danych poza EOG, nastąpi to zgodnie z rozdziałem V RODO. Może to obejmować decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne i dodatkowe zabezpieczenia. Informacja o takim transferze zostanie podana w opisie danego narzędzia lub w niniejszej Polityce prywatności.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Korespondencja i zapytania bez zawarcia umowy – do zakończenia sprawy, a następnie co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do ochrony przed roszczeniami.
• Oferty, negocjacje i umowy – przez czas negocjacji lub obowiązywania umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
• Zamówienia i dostęp do treści cyfrowych – przez okres potrzebny do wykonania umowy, obsługi reklamacji i wykazania prawidłowego dostarczenia pliku, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Dokumentacja podatkowa i księgowa – przez okres wymagany prawem, zwykle 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami.
• Dane osób kontaktowych i reprezentantów – przez czas trwania relacji z reprezentowanym podmiotem, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń lub ochrony przed roszczeniami.
• Logi serwera i dane bezpieczeństwa – przez okres wynikający z konfiguracji hostingu i potrzeb bezpieczeństwa, a dłużej wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do wyjaśnienia incydentu lub ochrony praw.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania lub ustania celu. Informację o udzieleniu i wycofaniu zgody możemy przechowywać przez okres potrzebny do wykazania zgodności.
• Cookies niezbędne – przez czas potrzebny do działania danej funkcji lub przez okres wynikający z rzeczywistej konfiguracji Serwisu i dokumentacji dostawcy. Cookies sesyjne są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki.

Jeżeli dla tych samych danych istnieje kilka podstaw lub celów, stosujemy najdłuższy okres niezbędny do ich realizacji. Następnie dane usuwamy lub trwale anonimizujemy.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu do danych i uzyskania ich kopii.
• Sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych.
• Usunięcia danych, gdy zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 17 RODO.
• Ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO.
• Przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
• Wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie możesz przesłać na kontakt@estateaudit.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Niektóre prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec użytkowników Serwisu decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Nie prowadzimy profilowania użytkowników na potrzeby reklam behawioralnych.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Obejmują one w szczególności kontrolę uprawnień, zabezpieczenie kont i urządzeń, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe oraz reagowanie na incydenty w zakresie adekwatnym do charakteru danych i wykorzystywanych systemów.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Niniejsza Polityka prywatności obejmuje również informacje o plikach cookies wykorzystywanych w Serwisie. Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z Serwisu.

Cookies niezbędne

Serwis wykorzystuje cookies niezbędne do prawidłowego działania i bezpieczeństwa oraz obsługi funkcji wybranych przez użytkownika, w szczególności formularza, koszyka, zamówienia, płatności i pobrania e-booka. Takie cookies nie wymagają odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Jeżeli identyfikatory cookies stanowią dane osobowe, przetwarzamy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

Dokładne nazwy, cele i okresy działania cookies niezbędnych zostaną potwierdzone na podstawie rzeczywistej konfiguracji Serwisu przed uruchomieniem sprzedaży. Polityka zostanie zaktualizowana, jeżeli wynik tej weryfikacji będzie tego wymagał.

Cookies operatora płatności

Operator płatności może stosować własne cookies niezbędne do autoryzacji transakcji, ochrony przed nadużyciami i przekazania statusu płatności. Ich zakres i okres działania zależą od wybranego operatora. Przed uruchomieniem sprzedaży informacje zostaną sprawdzone po integracji bramki płatniczej i w razie potrzeby uzupełnione.

Cookies opcjonalne

Na dzień publikacji Serwis nie korzysta z cookies analitycznych, marketingowych ani reklamowych i nie wykorzystuje Google Analytics, Meta Pixel ani narzędzi remarketingowych. Takie narzędzia nie zostaną uruchomione bez wcześniejszej aktualizacji tej Polityki oraz wdrożenia mechanizmu uzyskiwania, zmiany i wycofania zgody wymaganej przez prawo.

Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym je usuwać lub blokować. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie koszyka, zamówienia, płatności albo innych funkcji Serwisu. Instrukcje zarządzania cookies są dostępne w pomocy używanej przeglądarki.

13. Linki i treści zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki do stron innych podmiotów. Po przejściu na taką stronę obowiązują zasady prywatności jej operatora. Jeżeli w przyszłości osadzimy mapę, film, formularz, widget społecznościowy lub inną treść zewnętrzną, zostanie ona uruchomiona dopiero na właściwej podstawie prawnej i opisana w ustawieniach prywatności.

14. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się przepisy, funkcje Serwisu, wykorzystywani dostawcy lub sposoby przetwarzania danych. Aktualna wersja będzie publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.

Wersja z 7 listopada 2026 r.